משרדים להשכרה

איך למצוא את המשרד הבא שלך והאם זה בכלל משתלם?

אם מצאת את עצמך בהתלבטות האם לשכור משרד ואיזה משרד מתאים לעסק שלך, נספר לך שלהתלבטות שלך שותפים בעלי עסקים רבים כיום. מהי חשיבות המשרד בימינו, למי הוא מתאים ועל מה חשוב לשים דגש בחיפוש ובבחירת משרד להשכרה?

משרדים להשכרה תמיד עומדים בלב דילמה אישית ועסקית. בין אם זהו המשרד הראשון שלך ובין אם כבר שכרת משרד, ההחלטה על משרד חדש, היא החלטה גדולה.

ברוב המקרים עסקים קטנים מתחילים בעבודה מהבית. גם אם העסק גדל ומתחיל להעסיק עובדים, ניתן לאפשר גם להם לעבוד מביתם, קונספט שנחשב כיום מקובל, כך שדילמת המשרד נשארת.

כשמדובר בחברות בינוניות או גדולות, המשרד הוא הכרחי, אך שאלות אחרות עולות: מה עדיף, לחפש משרד להשכרה או לקנות משרד? האם להסתפק במשרד הקיים או לשדרג?

איך מתמודדים עם כל השאלות שעולות סביב השכרת משרדים? ננסה לעשות סדר ולהציג את השיקולים שיש לקחת בחשבון כששוקלים האם משרדים להשכרה הם רעיון טוב עבור העסק שלך עכשיו:

• • שיקול כלכלי: בקרב עסקים שמחפשים משרדים להשכרה, לרוב דמי השכירות מהווים אחת ההוצאות הגדולות ביותר של העסק, או אפילו הגבוהה ביותר.

חשוב להסתכל על הכנסות העסק ולבחון האם הוא יוכל לעמוד בהוצאות השכירות לאורך זמן. גם אם המסקנה היא חיובית, חשוב להבין מהו תקציב השכירות שהעסק יוכל לעמוד בו. גם אם כבר יש לך משרד וחשבת לשדרג, חשוב לבחון אם העסק יוכל לעמוד בעלויות השדרוג (גם בתקופות חלשות).

• • שיקול חברתי
    בני אדם הם חיות חברתיות וכולנו זקוקים לתקשורת בין – אישית. כאשר בעלי עסק או העובדים מרגישים בדידות וכמהים לתקשורת אנושית, זה סימן לחפש משרד להשכרה.

• • שיקול קשב וריכוז
    כל אחד ואחת מאיתנו שונה. יש אנשים שמתרכזים בקלות ויש כאלה שמתקשים להשיג כמה שעות או אפילו דקות של ריכוז ברצף. אם הסחות דעת פוגעות באופן קבוע בעבודה שלך, יתכן שזה הזמן לעבור מהבית למשרד, או מהמשרד הקיים למשרד שיאפשר לך פרטיות ושקט.

• • שיקול המיתוג
    האם העסק שלך זקוק למשרד כדי לקבל לקוחות? אם כן, האם המשרד הקיים שלך מספק מענה לכך? אם יש לך צורך לקיים פגישות במשרד, להשתמש בחדר ישיבות ולהרשים את המבקרים, משרד ייצוגי יכול לעזור מאוד ולהפוך לכלי שיווקי של ממש.

• • שיקול הפריה הדדית
    אם יש לך עובדים ואין לך משרד, כנראה שההפריה ההדדית בעסק שלך היא מינימלית. עובדים יכולים להפרות זה את זה (ואותך) ברעיונות ופתרון בעיות מקצועיות. יש יתרונות רבים לעבודת צוות, וקל יותר לבצע אותה כשנפגשים במשרד.

• • שיקול של חוויית העבודה
    איך היה בעבודה היום? האם נהנית? אנחנו מבלים בעבודה לפחות שליש מהיום, וחשוב שנהנה עד כמה שאפשר.

מקום עבודה נעים ונוח יכול לעשות את ההבדל בין יום נפלא עם אנרגיות חיוביות, לבין יום אפרורי. לכן, אם לא כיף לך בעבודה, יתכן שזה הזמן לעבור מהבית למשרד, או לשדרג את המשרד הקיים.

• • שיקולי זמן ומרחק
    אם המשרד הקיים שלך רחוק מהבית וכופה עליך שעות של נסיעה, כדאי לשקול מעבר למשרד קרוב יותר, שיחסוך לך זמן, מאמץ ואנרגיה.

משרדים להשכרה – יתרונות וחסרונות

כמו בכל החלטה, גם למשרדים להשכרה יש יתרונות וחסרונות שיש לקחת בחשבון לפני שעושים את הצעד:

יתרונות במשרדים להשכרה:

• גמישות
  משרדים להשכרה, בניגוד למשרדים קנויים, מאפשרים גמישות מסוימת. אם בנקודה מסוימת בעתיד המשרדים לא יתאימו לך, אפשר לפנות אותם.
• ריענון
  המעבר למשרדים יכניס לעסק רוח של התחדשות וריענון, שיכולה לתת "בוסט" למוטיבציה של העובדים, לביצועים שלהם ולשביעות הרצון. תמיד טוב לתת לעובדים תחושה שהעסק מתקדם ומתפתח.
• פיקוח
  אם עד עכשיו עבדת מהבית, העבודה במשרדים תאפשר לך הרבה יותר פיקוח על העובדים, עמידה בלוח זמנים ומשימות ומיצוי של זמן העבודה.
• נאמנות
  ההון האנושי הוא אחד המשאבים החשובים ביותר של העסק. משרד יאפשר לך ליצור קשר אישי יותר עם העובדים שלך והווי חברתי, שיצרו נאמנות של העובדים וימנעו "דלתות מסתובבות" ותחלופת עובדים מופרזת.

חסרונות במשרדים להשכרה:

• תחבורה
  לא משנה איזה מיקום תבחר, עדיין הגעה למשרד מצריכה ממך ומהעובדים השקעה של זמן, מאמץ וכסף. ההתניידות בשעות העומס היא לא קלה בימינו ולפעמים עלולה להיות ממושכת, יקרה ומעייפת.
• מעקב
  אם עד עכשיו עקבת רק אחרי ביצוע משימות ותפוקות, המעבר למשרד יצריך גם מעקב נוכחות. לפעמים, מעקב הנוכחות עלול להיות לא נעים הן למעסיק והן לעובד, ויש האומרים שנוכחות גם איננה פרמטר נכון למדידת עובדים. עם זאת, לעתים מעקב הנוכחות הופך הכרחי.
• צמצום במגוון העובדים
  עבודה מהבית מאפשרת לך להעסיק מגוון רחב יותר של אוכלוסיות, לפעמים גם בשכר נמוך יותר. כאשר עוברים לעבודה במשרד, יתכן שיהיה קושי להעסיק או לגייס את העובדים שאליהם התרגלת.
• תחזוקה
  מעבר לדמי השכירות, משרדים להשכרה מצריכים גם תחזוקה: ניקיון, אחזקה, ריהוט וציוד תקין, תקשורת וכיו"ב. כל אלה מצריכים משאבים של כסף, זמן ומאמץ.

טיפים לבחירת משרד להשכרה:

אז ההחלטה נפלה והבנת שהעסק שלך זקוק למשרד.

מה עכשיו? איך בוחרים את המשרד הנכון? יש כמה שאלות שחשוב לשאול כשמחפשים משרדים להשכרה:

• מיקום המשרד
  איפה המשרד שלך צריך להיות ממוקם? יש לקחת בחשבון את מקום מגוריך, מקום מגורי העובדים וקרבה לתחבורה ציבורית כמו רכבת או תחנה מרכזית.
• גודל המשרד
  המשרד צריך לאפשר מרחב שנוח לחיות בו שליש מהיממה, לכל מי שנמצאים בו. לכן, יש לוודא שהוא מספיק גדול ומרווח, מאפשר עמדת עבודה ו"ספייס" אישי לכל אחד ואחת.
• פאסיליטיז
  מה חשוב שיהיה במשרד שלך? חניות לעובדים ולמבקרים? מטבח? עמדת קבלה? פינת עישון? אזור המתנה? חדר ישיבות? כדאי ליצור רשימה של המתקנים ההכרחיים והרצויים.
• נטוורקינג
  כדאי לעבוד במקום שיש בו לקוחות פוטנציאליים, או עסקים שמשיקים לתחום שלך ויוכלו להמליץ עליך ללקוחות שלהם. עם הזמן, סביבת נטוורקינג יכולה להקפיץ את העסק שלך.
• מיתוג
  חשוב שהמשרדים ישקפו את המסר שהעסק מעוניין לשדר. בין אם העסק משדר יוקרה ואלגנטיות ובין אם המסר שלו קליל וצעיר, חשוב שהמשרד יעלה בקנה אחד עם ערכי המותג, או לפחות לא יסתור אותם.

לסיכום,
משרדים להשכרה יכולים להוות פתרון מצוין לבעלי עסקים קטנים שיוצאים מהבית, או לעסקים בינוניים וגדולים שמשרדיהם זקוקים לשדרוג ועדיין לא מעוניינים להתחייב למשרדים בבעלותם.

אגב, לעתים גם חברות ותיקות, יציבות וגדולות מגיעות למסקנה שרכישת משרדים איננה כדאית עבורן ושוכרות משרדים כאסטרטגיה לטווח ארוך.

כך או כך, כאשר בוחרים משרדים להשכרה יש לקחת בחשבון ראשית כל את השיקול הכלכלי, שכן דמי השכירות מהווים סעיף הוצאה משמעותי כמעט בכל עסק. לצד זאת, חשוב לשקול את כל צורכי הצוות, חיי היומיום, השיווק והמיתוג, כדי לבחור את המשרד המדויק שייקח את העסק קדימה וגם יעניק חוויה נעימה לכל העובדים והמבקרים בו.